Bagaimana Menyampaikan Presentasi Secara Efektif ?

Menyampaikan presentasi kepada khalayak baik besar maupun kecil bisa menjadi tugas yang menakutkan dan penuh kecemasan. kamu bakal berada di depan kumpulan orang yang mungkin ada beberapa orang yang kamu kenal dan bahkan sama sekali tidak kamu kenal. 

Kamu berada di atas panggung, semua mata tertuju padamu, penonton punya harapan yang tinggi sama kamu atau mungkin mereka bakal pergi dari sana karna kamu juga. setiap kata, setiap suasana, penampilan kamu, nada suara kamu, belum lagi isi dari presentasi kamu bakal diawasi.
kamu tahu apa yang bakal kamu katakan nantinya tapi ada perasaan mengganggu kalau-kalau kamu bakal salah bicara atau kamu malah diganggu ketika bicara. 

Presentasi banyak bentuknya, ada yang formal dengan informasi yang sangat detail, ada juga yang informal. pada intinya adalah bagaimana kamu bisa memastikan audien tidak melewatkan hal-hal penting dan tetap fokus pada pesan yang kamu sampaikan. nah, dibawah ini ada beberapa langkah bagaimana cara mencapai tujuan itu.



TAHAP PERTAMA
kenali audien dan pahami perspetifnya. tentukan apakah tujuanmu untuk persuasi atau untuk memberi pemahaman dan meningkatkan keahlian audien?. menyusun presentasi untuk anak SMA bakal sangat berbeda dengan laporan eksekutif menejemen.
1. peneltian secara menyeluruh; kamu benar-benar harus menguasai suatu topik. kamu tidak mesti harus menjadi pemimpin dunia tetapi kamu harus mengetahui banyak informasi dan fakta-fakta kritis. penelitian ini bakal menghabiskan beberapa minggu atau bulan untuk mendapatkan fakta alternatif dan komentar dari sumber yang terpercaya.
2. sumber catatan. dimana kamu mengambil catatan orang lain sebagai catatanmu sendiri tanpa ada data yang kuat audien akan menganggap itu pendapat pribadimu saja padahal mereka mengharapkan informasi yang faktual dan terpercaya.
3. tulis pidatomu. bicara spontan sesuka hati tidak jadi masalah kalau kamu berada di kotak sabun tapi di ruangan besar dengan ratusan peserta kamu tidak bisa melakukan hal itu. kamu tidak mungkin membaca semua tulisan yang sudah kamu siapkan. cukup cetak tulisan pidatomu dengan ukuran besar sehingga kamu bisa dengan mudah melihatnya.

TAHAP KEDUA
mempersiapkan slide show. kalau kamu bakal pakai slide show, visual yang bakal kamu tunjukkan buat audien perlu dirancang untuk mendukung pidatomu.  hindari tampilan slide yang terlalu detail. judul pada slide harus mencerminkan isi slide dan mendukung apa yang bakal kamu katakan. jangan membaca slide ! asumsikan audien bisa membacanya sendiri. visual harus mendukung kata-katamu. kalau semua yang kamu katakan ada pada slide maka audien tidak membutuhkan kamu.

• Slide show, proyektor, papan tulis adalahalat bantu visual dan harus digunakan sedemikian rupa. pertama, visual harus fokus pada gambar, ilustrasi dan bidang ketimbang tulisan atau teks. kalau slide mu berisi blok besar teks, audien bakal menghabiskan waktu untuk membaca daripada fokus padamu. kedua, alat bantu akan membantu kamu untuk tidak bergantung pada slide show. pidatomu harus memiliki konten lebih dari sekedar slideshow.
• Jangan mengemas slide terlalu padat, kalau kamu menaruh terlalu banyak informasi sekaligus, audien bakal kehilangan fokus. kamu harus menaruh sekitar sepuluh poin atau kurang. ini powerpoint kawan bukan poweressay.
• Jangan menggukan gambar yang mencolok dan terlalu banyak animasi. hal itu bakal mengalihkan perhatian dari isi informasi dari slide dan itu bakal mengalihkan perhatian, pembicaraan dan apa yang kamu katakan.
• Atur waktu presentasimu agar sesuai dengan informasi. kalau ada batas waktu, pastikan kamu tepat waktu, ada baiknya mengatur waktu visual pidato kamu sesuai waktu yang ditentukan. hindari slide yang tidak perlu atau berlebihan seperti garis dan gambar.
• Kalau kamu mempunyai materi yang banyak sedangkan waktunya tidak cukup, kamu bisa menampilkannya saat sesi tanya-jawab.
• Pastikan skema warna slide sesuai dengan tempat presentasi. dalam beberapa situasi, kalau teks gelap maka latar belakang sebaiknya terlihat terang itu lebih baik atau sebaliknya. kamu mungkin perlu menyiapkan versi presentasi dalam dua format untuk kondisi tertentu.

TAHAP KETIGA
berlatih sendiri. lakukan latihan berulang ulang kali dan lihat presentasimu di cermin. ini untuk mengakrabkanmu dengan slide dan apa saja yang bakal dikatakan pada setiap slidenya. latih terus sampai bosan dan hapal diluar kepala, maka kamu siap untuk langkah berikutnya.


TAHAP KEEMPAT
melakukan gladi resik. minta beberapa teman yang kamu percaya untuk kasih pendapat. minta temanmu buat catatan dari latihan presentasimu; apa yang kurang atau perlu ditambahi? apa kamu bergerak terlalu banyak atau terlalu sedikit? karena kamu tidak mau hyper acting tapi juga tidak mau tampil seperti patung monotonkan ?

mengubah presentasi. ambil apa yang kamu pelajari dan buat modifikasi. mencoba untuk menempatkan diri diantara para audien ketika kamu melakukan presentasi. apa yang akan audien dengar ketika slide berada di layar ?

persiapkan diri. sejauh ini, semua langkah telah dipersiapkan. sekarang saatnya untuk berpikir tentang diri kamu sendiri, tunjukkan citra percaya dirimu di depan banyak orang, lakukan presentasi dengan sempur dan dapatkan tepuk tangan. cari tempat sepi, tutup matamu dan lakukan presentasi. bayangkan dirimu sepenuhnya terkontrol. ini adalah langkah yang sangat penting.


TAHAP KELIMA
mengenalkan tema persentasi. kamu telah menyiapkan pekerjaan yang besar. kamu tahu materinya, kamu sudah latihan, kamu harus membayangkan kesempurnaan. salah satu hal yang sangat penting yang harus kamu perhatikan adalah sikap fisikmu. kamu tidak ingin terlihat kaku dan tidak terlihat terlalu kausalkan.kamu harusnya sudah mendapatkan sikap dan gerakan yang tepat saat gladi resik. 


TAHAP KEENAM
menyajikan materi. ini adalah inti dari materinya. iangat kamu sudah latihan, kamu sudah ahli jadi tak usah gugup. kalau terjadi bagaimana menghindarinya setiap orang punya caranya masing-masing. tapi ada satu tip yang cukup manjur adalah lakukan kontak mata dengan audien jangan menganggap mereka sebagai kerumunan orang.


TAHAP KETUJUH
pertanyaan dan jawaban. ini bersifat pilihan, tapi dapat juga menjadi cara yang penting untuk menjelaskan poin penting dan memastikan kalau audien menerima pesanmu.

• Kamu harus bisa mengendalikan diri. beberapa pertanyaan pasti akan kurang ramah dan kamu mungkin juga bakal dapat pertanyaan lembut, cukup jawab sesuai fakta-faktual dan lanjutkan dengan pertanyaan berikutnya. perlu diingat jangan mengabaikan mereka dan jangan terlalu banyak mengulang perkataan.
• Buka sesi tanya jawab dengan ucapan "sebelum saya tutup, apakah ada pertanyaan?". ini memungkinkan untuk mengakhiri presentasimu.
• Ketika kamu mendapat pertanyaan. pertama, ulangi pertanyaan itu kepada audien supaya semua orang bisa mendengarnya. kemudian lanjutkan menjawab.
• Ambil beberapa detik untuk merumuskan jawaban sebelum membalas pertanyaan. bersikap jujurlah kalau memang benar-benar tidak bisa menjawabnya.

TAHAP DELAPAN
sebelum keluar dari panggung. ucapkan terima kasih atas perhatian audien. beritahu audien kalau presentasi tersedia dalam bentuk cetakan dan keluarlah dengan anggun


PRESENTASI DALAM KELOMPOK KECIL
pada kondisi yang kurang formal seperti kelompok kecil pertimbangkan saran berikut ini:

• Ingat orang dewasa itu mandiri, jadi bersikaplah seperti seorang fasilitator bukan seorang guru sekolah dasar
• Mintalah audienmu untuk berbagi pengalaman. hal ini perlu untuk pembelajaran pengetahuan dasar.
• Membantu audien untuk melihat pentingnya topikmu untuk pekerjaan mereka.
• Tunjukkan rasa hormat pada audien. karena mereka telah melengkapi presentasimu dengan kekayaan pengetahuan pengalaman mereka.
• Mengontrol alur pembicaraan. kamu dapat kehilangan kontrol presentasi kalau tidak menjaga fokus audien. ini bukan berarti mengadopsi gaya diktator tapi pastikan semua orang menyadari kalau kamu adalah fasilitator yang menjaga fokus semua peserta.

TIPS:

• Berjalanlah seperti kamu berbicara. bergerak sedikit tapi tidak begitu banyak, gerakan dan bahasa tubuhmu bisa membangkitkan minat, memperkuat emosi ceritamu dan menekankan perubahan topik.
• Menyiapkan handout. kamu bakal menyalin cetak materi untuk audien.. setelah presentasi berakhir. kamu juga bisa menggunakan teknologi online sebagai alternatif. kalau-kalau proyektor padam kamu bisa dengan cepat membagikan bahan cetak itu.
• Kalau kamu tersandung, pulihkan dan lanjutkan. jangan terpaku pada kesalahan sendiri jadikan kesalahan sebagai koresi diri kamu sendiri.
• Kamu mungkin bakal mulai dengan anekdot lucu. pastikan itu tidak menghina seseorang dan merendahkan kelompok tertentu.